東芝デジタルエンジニアリング株式会社

訪問者受付管理システム「TQSPassport Reception」機能

TQSPassport Reception 機能

企業受付に求められる必要機能を標準装備！

目的を実現する多彩なオプション機能をご用意！

1．認証

認証 機能一覧
機能実装 機能名称 機能概要
標準機能 ログイン・ログアウト ブラウザ上の訪問者受付管理システムへのログイン、ログアウト機能。
ログインは、あらかじめ登録したIDとパスワードを入力します。
ローカルID認証方式 訪問者受付管理システム独自で管理しているIDとパスワードでの認証機能。
オプション機能 LDAP認証 導入されているLDAPを用いてシステムログインを認証する機能。
利用者の一元管理とシングルサインオンを実現します。
上長承認 来訪者の登録で上長の承認を実現する機能。
セキュリティを重視した場所への訪問時には上長承認を必要とする運用ができます。

2．来訪者管理

来訪者管理 機能一覧
機能実装 機能名称 機能概要
標準機能 来訪予約登録・更新 従業員がブラウザで来訪予定者の予約を登録する機能。
入館開始日と終了日を指定した期間予約登録も可能です。
QRコード付き案内状 来訪予約すると、来訪者にQRコード付きの招待メールを自動送付する機能。
下書き登録・承認 来訪予定者の登録情報を下書き保存する機能。
来訪者登録で上長承認が必要な場合は上長承認も行えます。
CSV一括登録 CSVファイルに登録した来訪者情報をアップロードすることで来訪者を登録する機能。
来訪者が多い場合などに便利です。
オプション機能 スケジューラ連携 来訪者の予約登録と同時に従業員のスケジュールに来訪予約を自動登録する機能。
マルチテナント 同一敷地内の複数の企業を１つのシステムで共用利用する機能。
企業ごとのアクセス権限設定で来訪者の情報が他社に漏れることはありません。
複数拠点 同一企業における複数の拠点（オフィス、工場、事業所など）を１つのシステムで管理する機能。
全国各地に工場や事業所を展開している場合に便利です。
災害時点呼テンプレート
（在館確認）		 万が一の災害発生時に、オフィスや場内に残っている来訪者を管理する機能。
来訪者が避難場所に避難したかを把握することもできます。
自動送付されるQRコード付き案内状（イメージ）
自動送付されるQRコード付き案内状（イメージ）
災害時点呼テンプレート（在館確認）イメージ
災害時点呼テンプレート（在館確認）イメージ
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3．受付

受付 機能一覧
機能実装 機能名称 機能概要
標準機能 QRコード
受付		 来訪予約時の来訪者に自動送付したQRコードでスムーズな受付を実現する機能。
受付後は、従業員にメールで来訪を自動通知します。
有人受付 受付や守衛の方が来訪者の受付をする場合、ブラウザで受付処理をおこなえる機能。
無人受付機 KIOSK端末による無人受付を実現する機能。
※ KIOSK端末は別途有償となります。
持込情報機器登録 来訪者が場内へPCなどの情報機器を持ち込む場合、来訪者ごとに持ち込む情報機器を事前に登録する機能。
受付時に登録する手間が省け、確認も速やかにおこなえます。
PCタグ
貸出・回収		 来訪者が場内へPCなどの情報機器を持ち込む場合、情報機器に取り付けるPCタグの貸出、返却を管理する機能。
PCタグには「ICタグ（自鳴タグ）」と「RFID」の２種類をご用意しております。
ICカード発行・回収 受付時に来訪者に貸与するICカードの貸出、返却を管理する機能。
来訪者検索 本日の来訪予定者や過去の来訪者をブラウザで検索する機能。
QRコードを忘れてしまった場合の来訪者の検索や過去の訪問履歴を複製して新規の予約を登録する用途に便利です。
オプション機能 即時訪問登録 来訪予定を登録し忘れた場合など、その場で来訪予定を登録する機能。
Web登録 来訪者自身が訪問を登録する機能。
訪問先（従業員）が承認することで来訪予約が確定します。
SMS通知 来訪者の訪問時にシステムから訪問先（従業員）にSMSで通知する機能。
標準機能はメールでの通知ですが、即時性を求める場合に有用です。
運送業者簡易登録 オフィスや工場内に入る運送業者を簡易な入力で管理する機能。
車両管理連携
テンプレート		 来訪者が車で訪問する際、来訪者と車両を紐付けて管理する機能。
なりすまし防止
（本人確認）		 来訪者の受付時、顔認証で来訪者本人を確認する機能。
撮影した顔写真の情報はシステムで保持しないため、情報漏洩リスクなくセキュリティ向上がはかれます。
QRコード受付
QRコード受付
無人受付KIOSK端末
無人受付KIOSK端末
ICタグ／RFIDリーダー・タグ
（上）ICタグ
（下）RFIDリーダー／タグ
Web登録（イメージ）
Web登録（オプション）
運送業者簡易登録（イメージ）
運送業者簡易登録（オプション）
なりすまし防止（本人確認）オプション

受付時の本人確認に顔を撮影して認証をおこないます。認証方法は、SQRC ※1 を使って顔の特徴点をQRコード化し、専用端末で撮影した顔写真とQRコードで照合します。
撮影した顔写真の情報はシステムには残らないので、情報漏洩リスクなくセキュリティ向上がはかれます。

また、なりすまし防止オプションを導入すると、来訪予約で発行されるメールのQRコードが不要になります。最初に登録した顔認証用のQRコードを使って再訪問時の受付と本人確認がおこなえます。

SQRC 受付イメージ
SQRC 受付イメージ

4．システム管理

システム管理 機能一覧
機能実装 機能名称 機能概要
標準機能 組織情報管理 訪問者受付管理システムを利用する従業員の組織を管理する機能。
利用者情報管理 訪問者受付管理システムを利用する従業員、受付担当者を管理する機能。
お知らせ情報管理 訪問者受付管理システムの利用者に各種お知らせを掲載する機能。
操作マニュアル掲載場所のリンクやメンテナンス日時のお知らせ利用に便利です。
入館禁止者管理 入館を拒否する来訪者を登録、管理（ブラックリスト化）する機能。
受付時に警告画面が表示され注意を促します。

5．運用保守

運用保守 機能一覧
機能実装 機能名称 機能概要
標準機能 履歴情報出力 過去の訪問予約や実績の履歴データを外部ファイルに出力する機能。
履歴データ削除 過去の訪問予約や実績の履歴データを削除する機能。
一定期間が過ぎたら自動削除することもできます。
データバックアップ システムで保持する各種データをバックアップする機能。
オプション機能 ICカード残数確認 来訪者に貸与するICカードの貸出状況を管理、確認する機能。
システム上で残数がわかるため、タイムリーな補充がおこなえます。

TQSPassport Reception ユースケース

豊富な標準機能と多彩なオプション機能を組み合わせて、目的や利用シーンを実現！

1．業務効率化の実現、顧客満足度向上の実現

Case.1-1

課題
  • 紙台帳で管理している受付業務をデジタル化したい
  • 来訪者を待たせない受付を実現したい
解決
QRコードによるスムーズな受付を実現
QRコードによるスムーズな受付を実現
標準機能

Case.1-2

課題
受付業務を省力化して、守衛は本来業務に注力させたい
解決
無人受付機による自動受付で守衛業務の負荷を軽減
無人受付機による自動受付で守衛業務の負荷を軽減
※ 無人受付KIOSK端末は有償となります
標準機能

Case.1-3

課題
来訪者の登録に要する社員の業務負担を減らしたい
解決
来訪者自身による訪問申請で業務効率化を実現
来訪者自身による訪問申請で業務効率化を実現
標準機能
+
Web登録オプション

Case.1-4

課題
広い場内で訪問先の建屋を来訪者に案内したい
解決
受付時に訪問先の建屋までの行き先を地図印刷
受付時に訪問先の建屋までの行き先を地図印刷
標準機能
+
カスタマイズ

2．セキュリティ向上の実現

Case.2-1

課題
来訪者による情報盗難や漏洩を防止してセキュリティを高めたい
解決
持ち込み情報機器の厳重管理で情報漏洩防止を実現
持ち込み情報機器の厳重管理で情報漏洩防止を実現
標準機能

Case.2-2

課題
身分証明書の確認による受付滞留を防ぎたい
解決
カメラに映った顔と免許証の写真の照合でセキュリティの向上と受付の迅速化を両立
カメラに映った顔と免許証の写真の照合でセキュリティの向上と受付の迅速化を両立
標準機能
+
カスタマイズ

Case.2-3

課題
不審者の入場を防ぎたい、セキュリティを高めたい
解決
顔認証による本人確認でなりすまし入場を防止
顔認証による本人確認でなりすまし入場を防止
標準機能
+
なりすまし防止オプション

Case.2-4

課題
頻繁に入館される配送業者の入場もしっかり管理したい
解決
運送業者の入館管理でセキュリティを向上
運送業者の入館管理でセキュリティを向上
標準機能
+
運送業者簡易登録オプション

3．テナントビル、グループ企業での共同利用を実現

Case.3-1

課題
複数の企業で受付システムを共用して利用したい
解決
テナントオフィスで受付システムの共用を実現
テナントオフィスで受付システムの共用を実現
標準機能
+
マルチテナントオプション

Case.3-2

課題
複数の工場での来訪情報を統合管理したい
解決
拠点ごとに異なる受付業務を１つの受付システムに統合
拠点ごとに異なる受付業務を１つの受付システムに統合
標準機能
+
複数拠点オプション
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