訪問者受付管理システム「TQSPassport® Reception」機能
「TQSPassport Reception」機能
来訪管理機能
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- 来訪予約登録・更新
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- 従業員が来訪予定者の情報を登録します。
- ブラウザを使って簡単な操作で予約登録ができます。
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- 期間予約登録
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一定期間、立ち入りが必要な納入業者や工事業者などの入退館では、入館開始日と終了日の期間を指定可能な予約登録が便利です。休憩などの一時退館時に都度の手続きが不要になり、スムーズに入退館していただけます。
もちろんセキュリティを確保したい場合には、期間予約登録機能を使用しないようにすることもできます。
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- 来訪予約の上長承認（オプション）
- 来訪予約を登録後、上長承認を必須に設定することができます。
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- Web予約登録（オプション）
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来訪希望者自らWeb予約登録が行える機能です。来訪予約は従業員が承認することで予約が確定されます。
（別途インターネット上に公開しているWebサーバーが必要です）
Web予約登録画面 イメージ
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- CSV一括登録
- 一度に大量の来訪者予約登録を行う場合、CSVテンプレートを使用して一括登録できます。
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- QRコード付き招待メール送付
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来訪予約を承認すると、来訪者宛にQRコード付きの招待メールを送信します。
受付窓口でQRコードをリーダーにかざすだけでスムーズな受付処理が行えます。台帳記入などが不要になります。
（別途メールサーバーとの連携が必要です）
QRコード付き招待メール イメージ
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- テナント総合受付管理（オプション）
- 複数の会社が入居している事業所（ビル）の総合受付で利用できます。会社ごとにアクセス権限設定ができるため、来訪者の情報が他社に漏れることはありません。
受付機能
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- 来訪者の体温測定（オプション）
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新型コロナウイルス対策として、来訪者の体温を測定し管理することができます。来訪者の体温があらかじめ設定した基準値を超えている場合には入館できないようにするなどの対応をとることもできます。
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- ICカード発行・回収
- 来訪者へICカードを貸与する場合、カードIDを来訪者データに紐付け登録することで、誰に貸与したのか、回収済みかを管理することができます。
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- PCタグ貸し出し・回収（オプション）
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構内へ持ち込む機器にPCタグを付けることで、特定エリアへのPCの持ち込み、持ち出しを制限できます。
PCタグのバーコードを来訪者データに紐付け登録することで、「誰が」「何を」持ち込んでいるかを管理できます。PCタグには「ICタグ（自鳴タグ）」と「RFID」の２種類をご用意しております。
ICタグ
- 持ち込み機器にタグをつけて使用します。
- タグを外さないまま外部に機器を持ち出そうとすると、音で知らせて不正な持ち出しを防止します。
RFID リーダー／ライター
- 貼るだけでなので取り付けの手間がかからず、簡単に使えます。
- セキュリティスロットがない機器の管理にも使うことができます。
- ICタグに比べて導入費用を圧縮できます。
- アンテナの通過を記録し持ち込み機器の所在をリアルタイムで把握します。
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- 来館票印刷
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入館登録情報から来館票の印刷ができます。
来館票にはあらかじめ登録した氏名、訪問先、持ち込み許可品などが印字されます。
来館票 イメージ
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- QRコード受付
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来訪予約の際に送付されたQRコードを提示することにより、来訪者の照会が速やかに行えます。
受付後は従業員へメールやSMSで自動的に来訪通知が行われます。
QRコード受付 イメージ
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- 即時訪問登録
- お客様の急な訪問やQRコードの印刷忘れなど、来訪予約がなくても訪問先で受付ができます。
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- 持ち込み情報機器登録
- 来訪予約時に、あらかじめ持ち込み機器の登録が行えます。受付時に持ち込み機器の情報を入力する手間が省け、確認が速やかに行えます。
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- 運送業者訪問受付管理（オプション）
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- 頻繁に入館される業者を事前に登録することにより、スムーズな入館が行えます。
- 運送業者の入館記録を残すことで、セキュリティ向上が計れます。
運送業者訪問受付管理 運用イメージ 
運送業者訪問受付管理 画面イメージ
システム管理機能
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- 利用者情報管理
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- 訪問者受付管理システムを利用する従業員、受付担当者を登録します。
- 社内システムとのLDAP連携ができます。訪問者受付管理システムへの認証を一元管理できます。（オプション）
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- 入館禁止者管理
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過去に許可外エリアへの侵入や未登録情報機器の持ち込みなどがあった来訪者を要注意人物として登録できます。訪問時に警告画面が表示され注意を促します。
警告画面 イメージ
運用保守機能
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- 履歴情報出力
- 来訪実績データを過去にさかのぼって参照できます。
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- 入館証発行残数確認（オプション）
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システム上で無人受付機に格納されている入館証（ICカード、ロール紙）の残数を把握することができ、タイムリーな補充が行えます。
受付機管理ダッシュボード
システム間連携（カスタマイズ・オプション）
TQSPassport Receptionでは、来訪者受付管理をもっと便利に効率よくお使いいただくためのカスタマイズ開発をお受けしています。
- Outlook予定表やgoogleカレンダーなどのスケジューラー連携
- LDAP認証
- 来訪者管理項目の追加
システム利用イメージ
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- 「TQSPassport Reception」来訪予約
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来訪予約の登録方法は2通り、ご用意しています。
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①来訪希望者からアポイントを受けて、従業員が来訪予約をする方法
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②来訪希望者自身がWebから来訪予約を登録する方法
（従業員が承認後に招待メールを送信）
来訪者のタイプに合わせて、柔軟にご利用いただけます。
「TQSPassport Reception」来訪予約イメージ -
- 「TQSPassport Reception」受付
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X線検査機や金属探知機などと組み合わせることで、入館セキュリティの強化を図れます。
※X線検査機や金属探知機は本システムとは別にご準備いただく必要がございます。
また TQSPassport Receptionとの連携は別途費用を頂戴します。
「TQSPassport Reception」受付イメージ
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