ワークフロー電子化サービス

承認プロセスの可視化、業務効率化、ほかにもこんな課題はありませんか？

• 承認結果を素早く後続システムに連携したい

• 申請時に回付した紙資料が見当たらず、あとから決裁内容の詳細が分からない

• 押印や証憑の郵送のために出社しなければいけない

• 決裁内容によって承認を得るべき人が異なり、承認フローが複雑化している

ワークフロー電子化サービスなら
単なるワークフローシステムの導入にはないメリットがあります

社内システムと連携して意思決定のスピードを加速

ワークフローシステム "だけ" を導入したときに起こりがちな、承認結果の再入力の手間をシステム連携で解消します。

会計システムや契約システムとワークフローシステムとが別々に存在していると、財務・会計・契約などの承認結果を再度それぞれのシステムに入力する必要があり二度手間となってしまうばかりか、入力ミスも発生します。

ワークフロー電子化サービスなら、否認、差し戻し、再申請など決裁の進捗がリアルタイムで把握でき、さらにアドオン開発によってその結果を社内システムに連携することができます。
承認待ちによる業務の停滞や承認結果の登録ミスをなくし、意思決定を迅速化します。

文書管理システムと連携して電子帳簿保存法にも対応

決裁書類も添付書類も電子化して保管することで、関連文書の管理を効率化できます。

文書の保管場所の確保が不要になる、書類管理にかかる工数が削減できるだけでなく、保管文書の検索も可能。
"誰が" "いつ" 承認したか、すべての承認履歴が残るので監査対応や内部統制、コンプライアンス強化にも効果的です。

JIMA認証^※1 を取得している文書管理システムとワークフローシステムを連携すれば「電子帳簿保存法」の保存要件を満たした状態でペーパーレスを実現できます。

※1公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）による要件適合性の確認（「認証」）の仕組みで、ソフトウェアやソフトウェアサービスが電子帳簿保存法（電帳法）の法的要件を満たしているかを認証している。

稟議申請も経費精算も申請・承認業務はすべておまかせ

ワークフローシステムの用途は稟議申請だけ、と思っていませんか？ ワークフロー電子化サービスは経費精算にも活用できます。

申請・承認が必要な業務が増えても、かんたんに申請フォームや承認ルートの設定・変更が可能、人事システムと連携させれば、人事異動や組織変更にタイムリーに対応することができるので、期の変わり目に承認が滞ることもありません。
ワークフローシステムの活用の幅はますます広がります。

事例

ワークフローシステム × 文書管理

Agileworksで紙申請の電子化、申請業務の統一化を図り、最終承認と同時に文書管理システムに申請書類が自動で分類・保管される仕組みで、申請・承認の関連帳票の保管業務を効率化できます。

申請フォームに必要な入力項目を会計システムから取得、整合性をチェックすることで、入力項目の記載漏れや記載ミスも軽減。
基幹システム側の項目変更にも柔軟に対応します。

ワークフローシステム × 経路探索エンジン

交際費や印刷経費などさまざまな経費精算のなかでも、経路を調べ、料金計算して、領収書などのエビデンスも添付して、と何かとやることが多い旅費・交通費精算。

通勤定期の申請に加えて、外回りが多い職場では日々の交通費精算も膨大な数に上ります。
ワークフローシステムは経路探索エンジンと組み合わせて使うことで、ムダやリスクから解放されます。

• 二重入力・二重チェック
• 料金計算ミス
• 未承認で放置
• 転記ミス
• 証憑の紛失
• 入力不備

手続きが電子化されれば、申請や捺印のための出社や郵送の手間も省けます。
交通費の精算は日常的に発生するため、経費精算の申請・承認にかかる工数を減らすことは業務効率化に大きな効果をもたらします。

導入プロセス

要件定義

組織等のマスタ情報の整理、および帳票と回付ルールの整理、非機能要件（教育／保守）の整理を行います。

設計・環境構築

環境の設計、およびパッケージのインストールとセットアップ（マスタ含む）を行います。

帳票設計
回付ルール設定

帳票・回付ルールの設定を行います。
現行の申請書を元に申請フォームを作成することも可能です。

教育

一般ユーザ－向け操作マニュアル、運用マニュアルを作成します。
管理者向けの操作説明の実施、ユーザー向け説明会のサポートも行います。

受入検査

お客様での受け入れ検査時の問い合わせ対応や、設定変更に対応します。

リリース

リリースに向けたマスタ整備などを行います。

サービスメニュー

• 導入支援

  要件定義

  ワークフローシステムに求める要件確認を支援いたします。

  環境構築

  ワークフローシステムのインストールとセットアップ、各種管理メニューの設定を行います。
  組織やロールといった回付ルールに影響するマスタ定義の設定も行います。

• フォーム・回付ルール作成

  設計

  フォーム及び回付ルールを設計し、ドキュメントを作成します。

  フォーム作成

  X-WebFormを用いてフォーム画面を作成します。

  回付ルール作成

  FlowEditerを用いて回付ルールを作成します。

• 教育

  マニュアル

  管理者向け、ユーザー向けの操作マニュアルを作成します。

  操作方法説明

  貴社ご担当者様向けに、操作方法や運用方法の説明会を実施いたします。

• 運用支援

  問い合わせ対応

  システム利用開始後の運用を支援します。お客様からのQ＆Aにメール、Web会議等でご対応します。

よくある質問